Relatório de obra: o que incluir, modelo para investidores e o que a lei exige

O relatório de obra é o documento periódico que mostra a sócios, investidores, compradores e banco como o empreendimento está em relação ao planejado: avanço físico, custos, vendas, riscos e próximos marcos, com fotos como evidência. Na incorporação, ele também cumpre uma obrigação legal: a Lei 4.591 exige que o incorporador envie à comissão de representantes dos compradores, a cada três meses, o demonstrativo do estado da obra e de sua correspondência com o prazo de entrega.

Um bom relatório não é um álbum de fotos nem uma planilha solta. É uma resposta curta a três perguntas: estamos no prazo, estamos no custo e o que precisa ser decidido agora.

Para quem é o relatório de obra

Cada público lê o relatório procurando uma coisa diferente:

O princípio é uma base de dados, vários recortes. O percentual de avanço que vai para o investidor tem de ser o mesmo que vai para o comprador e o mesmo que sai da medição. Quando cada público recebe um número diferente, a confiança acaba na primeira comparação.

O que um relatório de obra deve conter

• Resumo executivo. Cinco linhas no topo: status geral, avanço contra o planejado, custo contra o executado, principal risco e decisão pedida. Quem só ler isso precisa sair informado.
• Avanço físico x planejado. Percentual acumulado realizado e planejado, desvio em pontos, atraso em meses e a curva S com a linha de base. Como montar e ler essa curva está no guia de curva S de obra.
• Financeiro. Custo do período e acumulado, comparado com o orçamento e com o valor do que foi executado, mais liberações do financiamento, aportes e saldo de caixa.
• Vendas e recebíveis. Unidades vendidas, reservadas e em estoque, recebido x previsto, inadimplência, distratos e repasses.
• Riscos e problemas. Poucos e concretos, cada um com impacto, ação, responsável e prazo.
• Fotos. Datadas, tiradas dos mesmos pontos a cada mês, com legenda dizendo o que mostram.
• Próximos marcos. O que deve acontecer nos próximos 60 a 90 dias.
• Anexos. Boletins de medição, trechos do diário de obra e documentos emitidos no período, como licenças e laudos.

O avanço físico do relatório vem da medição, não de estimativa. Critérios, boletim e frequência estão explicados no artigo sobre medição de obra.

Com que frequência enviar

• Mensal para sócios e investidores, com a mesma data de corte da medição. Um prazo fixo de envio depois do corte, como dez dias, cria rotina e evita o relatório que chega quando ninguém lembra mais do mês.
• Trimestral, no mínimo, para a comissão de representantes, por força da lei.
• A cada medição para o banco, no formato dele. A Caixa, por exemplo, informa na página do Apoio à Produção que oferece às construtoras um portal com relatórios de evolução física e financeira da obra e da dívida. O relatório da incorporadora deve bater com o que o banco mediu.

O que a Lei 4.591 exige do incorporador

Quando o incorporador contrata a entrega da unidade a prazo e preço certos, determinados ou determináveis, o art. 43 da Lei 4.591/1964 impõe, no inciso I, com a redação da Lei 14.382/2022:

encaminhar à comissão de representantes: a) a cada 3 (três) meses, o demonstrativo do estado da obra e de sua correspondência com o prazo pactuado para entrega do conjunto imobiliário; e b) quando solicitada, a relação dos adquirentes com os seus endereços residenciais e eletrônicos, devendo os integrantes da comissão de representantes, no tratamento de tais dados, atender ao disposto na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), no que for aplicável;

A regra mudou nos últimos anos. A redação original mandava informar os adquirentes, por escrito, no mínimo de seis em seis meses. A Medida Provisória 1.085/2021 passou o prazo para três meses, com envio aos adquirentes e à comissão. A Lei 14.382/2022, que converteu a MP, manteve os três meses e definiu a comissão de representantes como destinatária.

Com patrimônio de afetação, há mais dois deveres no art. 31-D. O inciso IV exige entregar à comissão, no mínimo a cada três meses, demonstrativo do estado da obra e de sua correspondência com o prazo pactuado ou com os recursos financeiros do patrimônio de afetação recebidos no período, firmado por profissionais habilitados. O inciso VI exige balancetes coincidentes com o trimestre civil.

A lei define o mínimo e o destinatário, não o formato. Nada impede, e muitas vezes ajuda, enviar a todos os compradores uma versão do relatório. Os demais deveres estão no guia da Lei 4.591 na incorporação imobiliária. Valide com seu advogado as obrigações do seu contrato e da sua estrutura.

Modelo de relatório de obra

Use a estrutura abaixo como ponto de partida e ajuste ao seu empreendimento.

Relatório de obra nº [número] · [empreendimento] · data de corte [dia/mês/ano]

1. Resumo executivo (até cinco linhas)
   • Status geral: no prazo, atenção ou atrasado
   • Avanço físico: realizado x planejado, desvio e atraso em meses
   • Custo: gasto acumulado x valor do que foi executado
   • Principal risco do período
   • Decisão pedida a quem recebe, se houver
2. Avanço físico x planejado
   • Curva S com a linha de base e o realizado
   • Tabela por etapa: planejado acumulado, realizado acumulado e situação
   • Marcos atingidos e marcos em risco
3. Financeiro
   • Orçamento, custo do período e custo acumulado
   • Diferença entre custo realizado e valor executado, com explicação
   • Liberações do financiamento, aportes e saldo de caixa
4. Vendas e recebíveis
   • Unidades vendidas, reservadas e em estoque
   • Recebido x previsto, inadimplência, distratos e repasses
5. Riscos e problemas: risco, impacto, ação, responsável e prazo
6. Fotos: de 6 a 12, datadas, dos mesmos pontos, com legenda
7. Próximos marcos: 60 a 90 dias
8. Anexos: boletins de medição, diário de obra e documentos do período

Exemplo preenchido: o mês 12 da obra de 18 meses

Exemplo ilustrativo, na obra de R$ 9 milhões usada no guia de curva S.

Resumo executivo

• Status: atenção. A obra está cerca de um mês atrás do plano original.
• Avanço físico: 53,0% realizado x 61,8% planejado, desvio de 8,8 pontos (SPI 0,86).
• Custo: R$ 4,905 milhões gastos para R$ 4,77 milhões de obra executada (CPI 0,97). A diferença de R$ 135 mil está em análise nos lançamentos.
• Principal risco: ritmo dos revestimentos abaixo do necessário para o prazo.
• Decisão pedida: aprovar a reprogramação com término no mês 19 e uma segunda equipe de revestimentos.

Avanço por etapa

Riscos

Repare que o exemplo não esconde o atraso nem o dilui em fotos: diz o tamanho, a causa provável e a decisão necessária.

Relatório de obra para investidores: o que muda

O investidor quer o relatório completo, com ênfase no dinheiro: caixa, necessidade de novos aportes, liberações do financiamento e o efeito do desvio no retorno esperado. Uma boa prática é mostrar, a cada trimestre, a viabilidade atualizada ao lado da original. O que o investidor pode exigir, e com que frequência, normalmente está no acordo de sócios ou no contrato de investimento.

Para o comprador, o foco é outro: andamento, fotos, prazo de entrega e documentos. Números de custo e margem ficam de fora. Mas o prazo precisa ser o mesmo que o investidor vê, porque atraso afeta diretamente quem comprou, inclusive no bolso de quem paga juros de obra ao banco.

Erros comuns no relatório de obra

• Fotos sem números. Um álbum bonito não diz se a obra está no prazo.
• Percentual sem critério nem linha de base. “Obra 55% concluída” não significa nada sem o planejado ao lado.
• Trocar a linha de base sem avisar. Depois de uma reprogramação, a obra aparece “no prazo” e o atraso original some. Mostre as duas referências.
• Esconder o atraso até o fim da tolerância. A notícia ruim chega de uma vez, junto com a desconfiança.
• Números que não batem. Com a medição do banco, com o relatório do mês anterior ou entre o relatório do investidor e o do comprador.
• Decisão enterrada. Se a diretoria precisa aprovar algo, isso vai no resumo, não na página doze.
• Periodicidade irregular. Relatório que chega quando dá é lido como sinal de problema.
• Descuido com dados pessoais. A própria lei manda a comissão tratar a lista de adquirentes conforme a LGPD. Relatório para muitos destinatários não deve expor dados de compradores.

Como o Incorpex ajuda

No Incorpex, o relatório parte de dados que a equipe já registra no projeto: cronograma, medições, diário de obra, fotos e reprogramações com linha de base, além do fluxo de caixa realizado x projetado e das unidades e vendas. O relatório do projeto ajuda a organizar essa prestação de contas. Pelo portal do investidor e do comprador, cada um acompanha em seu painel o andamento, as fotos e os documentos, e o comprador não vê os números financeiros do projeto.